Dalam pelaksanaan pekerjaannya seorang praktisi humas akan menggunakan konsep-konsep manajemen untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugasnya dan dalam proses pelaksanaan humas sepenuhnya mengacu pada pendekatan manajerial.
Dalam proses manajerial kita akan menjumpai teknik-teknik yang dipergunakan oleh seorang manajer di dalam mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan itu. Proses ini pun mencakup fungsi-fungsi dasar dengan pendekatan analistik seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan dalam melaksanakan manajemen (Planning, Organizing, Actuating, Controlling).
Dengan melihat proses peranan manajemen dan hubungan masyarakat dalam suatu organisasi yang sudah dikemukakan, dapatlah dikatakan bahwa manajemen itu adalah upaya menyusun sasaran dan kerja sama melalui orang lain. di samping itu, untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif dan agar pekerjaan terlaksana dengan baik Fungsi dan tanggung jawab manajer humas hendaknya mengupayakan terjadinya hubungan yang lancar dan efektif antara semua bagian dalam perusahaan di satu sisi dan antara perusahaan itu dengan publik internal dan publik eksternal.
Staf humas harus menerapkan ketiga prinsip dasar fungsi hubungan masyarakat dan mampu secara objektif menanggapi pendapat dan sikap publik. Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, tiap staf humas harus mempelajari setiap langkah dan sasaran perusahaan. Melaksanakan koordinasi pekerjaan agar jangan sampai ada pekerjaan yang tumpang-tindih, mengawasi pekerjaan staf agar jangan menyimpang jauh dari perencanaan dengan metode kerja yang benar, alat kerja yang sesuai, dan informasi kerja yang tepat.
Berdasarkan landasan pemikiran diatas maka kami akan membahas masalah yang berkaiatan antara Manajemen dan Humas Pendidikan sehingga perlu kira kami memaparkan tahap-tahap dalam Manajemen Humas Pendidikan.
Pembahasan
A.Perencanaan Humas Pendidikan
Perencanaan humas pendidikan adalah bagaimana humas pendidikan baik itu yang berjangka panjang maupun berjangka pendek, direncanakan dengan cermat dan hati-hati, sedemikian rupa, sehingga akan diperoleh tujuan dan hasil sesuai dengan apa yang di cita-citakan.
Perencanaan humas pendidikan membantu seorang praktisi humas pendidikan dari bertindak instingtif, mudah kehilangan arah, tergoda dengan hal-hal yang baru sementara hal-hal yang baru belum terselesaikan, yang pada akhirnya ia akan sulit memastikan sejauh mana kemajuan yang telah dicapai dan apa saja hasil-hasil yang konkret yang telah dibuahkannya
Adapun yang termasuk dalam perencanaan humas pendidikan itu meliputi;1
1.pengenalan situasi lembaga pendidikan
adapun yang di maksud dengan penegnalan situasi adalah kita harus mengetahui secara pasti seperti apa citra lembaga pendidikan kita di mata masyarakat maupun stake holder lembaga pendidikan, karena, keberhasilan humas disebuah lembaga pendidikan mustahil tercapai bila pelaku humasnya tidak memahami kondisi dan situasi lembaga yang hendak di tanganinya.
Untuk mengenal situasi dan citra lembaga pendidikan di mata masyarakat, kita memerlukan informasi dan data meneganai hal itu. informasi dan data ini berguna untuk menghindari mempersepsikan segala sesuatu hanya berdasarka dugaan, perkiraan atau bahkan angan-angan saja yang pada akhirnya kita akan kehilangan arah dan program yang akan di jalankan mengalami kegagalan.
Adapun informasi dan data itu didapat dengan;2
a.Survey-survey yang khusus diadakan untuk mengungkap pendapat, sikap serta respon atau tanggapan terhadap citra dari lembaga pendidikan
b.Pemantauan berita-berita di media massa
c.Tinjauan terhadap kondisi-kondisi persaiangan antara lembaga pendidikan
d.Frekuensi keluhan stake holder serta diskusi yang lebih mendalam dengan para pengguna jasa lembaga pendidikan
e.Kajian terhadap hal-hal yang secara terstruktur tidak ada hubungannya dengan lembaga pendidikan namun pengaruh sangat besar, seperti: keadaan ekonomi, sosial dan politik.
f.Menggali secara detail sikap-tokoh-tokoh masyarakat yang merupakan para pencipta atau pemimpin pendapat umum
2. penetapan tujuan
yang harus di perhatikan dalam menetapkan tujuan adalah tidak semua tujuan bisa kita capai. Kita harus memilih sebagian diantara yang relative paling penting dan mendesak, sedangkan sisanya ditunda untuk sementara waktu atau dibatalkan sama sekali jika persediaan sumber daya kita terbatas
Selain itu dalam proses terpilihnya tujuan sangat ditentukan oleh kesadaran para pimpinan lembaga pendidikan terhadap pentingnya humas bagi lembanya dan juga seberapa baik ia menjalin hubungan dengan kalangan media massa. Juga amat ditentukan oleh kesediaan para manajer diberbagai tingkatan operasional untuk bekerja sama secara sungguh-sungguh.
Jadi pada intinya dalam penetapan tujuan humas pendidikan seorang fraktisi humas pendidikan harus bias menetapkan skala prioritas
3.Definisi khalayak
Secara sederhana khalayak dapat kita artikan dengan, kelompok orang tertentu yang berkomunikasi dengan sebuah lembaga baik secara internal maupun eksternal, hal ini berarti dalam kegiatannya humas tidak diarahkan kepada khalayak dalam pengertian umum ( masyarakat umum).
Setiap organisasi memiliki sendiri khalayak khususnya. Kepada khalayak yang terbatas itulah ia senantiasa menjalin komunikasi, baik secara internal maupun eksternal. Ada beberapa khlayak dalam dunia pendidikan diantaranya adalah;
a.Masyarakat umum
b.Calon tenaga dan siswa sekolah
c.Tenaga sekolah dan murid
d.Mitra usaha atau pemasok jasa dan berbagai kebutuhan rutin sebuah lembaga pendidikan
e.Stake holder dan wali murid
f.Para pemimpin pendapat umum
g.Pemerintah.
4. Pemilihan Media dan tekhnik-tekhnik humas
dalam pemilihan jenis media yang harus kita perhatikan adalah kita harus memilih dan memilah jenis media apa yang sesuai dengan kondisi dan situasi serta sasaran.
adapun jenis-jenis media utama kegiatan humas adalah: Media pers, Audio visual, Radio, Televisi, Internet, pameran Pendidikan, Bahan-bahan cetakan, penerbitan buku khusus, surat langsung, pesan-pesan lisan, Sponsor, Jurnal Organisasi,dan bentuk-bentuk media humas lainnya.
5. Pengaturan Anggaran
para perencana humas juga harus memperhitungkan media mana yang harus digunakan untuk menjangkau khalayak yang telah dipilih tentunya sesuai dengan keterbatasan anggaran yang ada.
Adapun arti penting dari penyusunan anggaran bersumber dari adanya beberapa alasan yaitu sebagia berikut:
a.Untuk mengetahui seberapa banyak dana yang diperluan dalam rangka membiyai program-program humas
b.Dengan adanya penganggaran akan dapat diketahi program humas apa saja yang bias dilakukan tanpa sedikitpun melanggar batasan jumlah dana yang tersedia
c.Setelah program dan jumlah biaya yang diperlukan diketahui secara pasti maka, anggaran dapat berfungsi sebagai suatu pedoman atau daftar kerja yang harus dipenuhi,
d.Anggaran memaksakan disiplin pengeluaran dana sehingga mencegah terjadinya pemborosan sehingga soal pembiayaan dan pengeluaran dapat berjalan tepat sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan
e.Setelah program humas dirampungkan maka hasil-hasilnya dapat dibandingkan dengan anggaran tadi guna mengetahui apakah dana yang sudah disediakan memadai atau sebaliknya.
Adapun unsure-unsur anggaran humas meliputi tenaga kerja, biaya tetap, materi tau peralatan yang digunakan, dan lain sebagainya yang dapat membantu dalam pelaksanaan program humas dalam sebuah organisasi atau lembaga pendidikan.
6. pengukuran hasil kegiatan humas
adapun guna dari pengukuran hasil kegiatan humas adalah sebagai tolak ukur atau bahan perbandinagan.kemudia dari perbandingan itu kita bias mengetahui apakah citra lembaga pendidikan kita telah dipahami khalayak, apakah kinerja tenaga pendidik telah meningkat, apakah hubungan lembaga pendidikan dengan masyarakat sudah lebih baik.dan seterusnya asalkan jujur maka hasil perbandingan itu sudah cukup guna untuk mengukur kualitas sejauh mana hasil-hasil riirl yang telah dicapai hingga tidak diperlukan riset khusus untuk itu.
Ada tiga hal terpenting berkenaan denagan pengukuran hasil, yaitu sebagai berikut;
a.Tekhnik-tekhnik yang digunakan untuk mengenali situasi sering kali juga dimanfaatkan guna mengevaluasi berbagai hasil yang telah dicapai oleh segenap kegiatan-kegiatan humas yang telah dilaksanakan. Metode pengumjpulan pendapat atau uji sikap merupakan dua metode yang paling lazim diterapkan.
b.Metode-metode evaluasi hasil biasanya diterapkan pada tahap perencanaan. Namun bila perlu, penyesuaian bias pula dilakukan selama berlangsungnya proses pelaksanaan dari program humas yang bersangkutan.
c.Setiap program humas harus memiliki tujuan yang pasti. Untuk itu, pertama-pertama perlu ditetepakan target-target tertentu. Target-target ini pada gilirannya akandapat digunakan sebagai tolak ukur perbandingan atas hasil riil yang telah dicapai. Unsure lain yang bias digunakan sebagai tolak ukur adalah liputan oleh media massa. Sikap media massa yang lebih simpatik terhadap suatu organisasi pula dipandang sebagai salah satu bukti keberhasilan atas segenap kegiatan humas yang telah dilaksanakan oleh lembaga pendidikan tersebut
Hal terpenting yang harus ditegaskan disini adalah setiap kegiatan humas harus dilaksanakan secara sungguh-sungguh dan professional. Sebelumnya segala sesuatu harus direncanakan secara cermat, dengan mengacu pada tujuan-tujuan yang ingin dicapai. Segala sesuatu harus dibuat sepraktis mungkin agar mudah dipahami dan diterima oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
Pada intinya betapa penting suatu lembaga pendidikan untuk mengenali dan memebatasi khalayaknya. Sebesar apapun organisasi ia tidak mungkin menjangkau semua orang. Harus menentukan sebagian diantaranya yang paling sesuai dan yang paling dibutuhkan. Dengan jumlah khalayak yang lebih terbatas suatu lembaga pendidikan akan lebih efisien menggarapnya.
B. Tahapan Organisasi Humas Pendidikan
Pada dasarnya ada dua struktur utama organisasi humas secara umum, yakni departemen humas internal yang menjadi salah satu bagian lembaga, serta biro konsultan humas yang berdiri sendiri sebagai perusahaan jasa yang memang secara eksklusif di bidang kehumasan.3
1. Deparatemen humas internal
Besar kecilnya departemen humas internal dari suatu organisasi atau lembaga pendidikan bergantung pada tiga hal utama, yaitu:
a.ukuran/skala organisasi atau lembaga pendidikan itu sendiri
b.nilai atau arti pentig fungsi-fungsi humas di mata pihak menejemen atau pengelola(pemimpin) organisasi / lembaga yang bersangkutan,
c.karakterustik khas kehumasaan yang memang berbeda-beda bagi masing-masing organisasi.
Setiap organisasi pasti memiliki kebutuhan terrtsendiri yang tidak bisa di seragamkan dengan kebutuhan dari organisasi-organsiasi lainya. Sebuah perusahaan pembuat produk konsumen yang berjumlah massal, misalnya, pasti lebih banyak mengerahkan dana untuk keperluan perikalanan dan tidak terlalu mementingakan humas. Sedangkan sebuah perusahaan industri atau yang bersifat tehnis akan sebaliknya, yakni lebih mementingkan kegiatan-kegiatan humas demi membidik pasar daripada perikalanan semata-mata.
Dari uraian di atas sudah jelas bahwa kedua peruasahaan diatas memiliki kebutuhan yag berbeda. Hal yang terpenting untuk di ingat di sini adalah terlepas dari besar kecilnya kebutuhan. Setiap lembaga harus memperhatikan dan memanfaatkan fungsi-fungsi humas mengingat tidak ada organisasipun yang tidak membutuhkan komunikasi yang lebih baik dengan khalayaknya. Hal ini harus di sadari sepenuhnya oleh para pucuk pimpinan dari setiap organisasi atau perusahaan yang mendabakan keberhasilan. Begiu juga dengan sebuah lembaga pendidikan maka tidak akan jauh berbeda.
Kegiatan-kegiatan departemen humas internal:
a.Menyusun serta mendistribusikan sajian berita (news release), foto-foto, dan berbagai artikel untuk konsumsi media massa.
b.Mengorganisir konfrensi pers termasuk acara resepsi dan kunjungan kalangan media massa ke organisasi atau lembaganya.
c.Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi bagi pihak media massa
d.Mengatur acara wawancara dengan kalangan pers.
e.Mengedit atau memproduksi majalah-majalah atau surat kabar internal.
f.Mengedit serta memproduksi jurnal-jurnal eksternal untuk konsumsi pihak luar.
g.Mengelola berbagai hal yang berkaitan dengan sponsor kehumasan.
h.Menjalin hubungan dekat dengan politisi dan birokrat.
i.Mengatur acara-acara resmi dll.
2. Biro Konsultan Humas (humas eksternal)
Praktek konsultasi humas adalah penyelenggaraan jasa-jasa teknis dan kreatif tertentu oleh sesorang atau sekelompok orang yang memiliki kualifikasi berdasarkan pengalaman dan latihan yang telah mereka dapatkan sebelumnya, serta didalam menjalankan fungsi-fungsi itu mereka memiliki suatu identitas perusahaan yang sah menurut hokum. Keseluruhan atau pokok penghasilan yang diterima oleh perusahaan humas tersebut adalah upah atau pembayaran atas jasa pelayanan yang diberikan oleh pelanggan atau klien berdasarkan kontrak konsultasi.
Konsultan humas (biro-biro humas eksternal) cenderung tampak sebagai profesi atau karir kehumasan yang glamour. Padahal kenyataanya tidak demikian. Para pendatang baru dalam profesi tersebut sering kalai tidak menyadari bahwa keberadaan dan porsi kegiatan konsultasi humas dalam keseluruhan kegiatan dunia kehumasan itu relative terbatas.
Kelebihan dan kekurangan biro humas, kelebihanya antara lain adalah:
a.Dengan kedudukanya sebagai penasihat independent biro humas lebih mampu dan leluasa melontarkan kritik-kritk tajam.
b.Biro humas memiliki pengalaman mengahadapi berbagai macam kliensehingga ketrampilan tehnisnya benar-benar terasah dan bervariasi.
c.Biro humas lebih akrab dengan kalangan media massa dari pada unit humas atau menejer humas internal.
d.Biro humas memiliki lebih banyak memiliki fasilitas dan akses ke para spesialis yang mampu menyajikanhasil-hasil kerja terbaik. Mereka punya hubungan lebih dekat dengan para fotografer professional, percetakan kelas satu, editor jempolan, unit-unit riset dan sebagainya.
e.Umumnya biro humas memilki staf spesialis yang benar-benar ahli serta memilki kedudukan di pusat kota yang dekat dengan kalangan media.
Meskipun punya banyak keunggulan, konsultasi humas juga diliputi oleh berbagai kekurangan, antara lain adalah sebagai berikut.
a.biro humas tidak banyak mengetahui seluk beluk kondisi internal dari suatu perusahaan atau organisasi yang menjadi klienya.
b.Ada kemungkinan dia hanya akan bekerja dengan sedikit atau bahkan satu orang saja dai organisasi klien sehingga ia tidak akan mungkin memiliki jalur-jalr komunikasi internal sebaik yang dimilki oleh menejer humas dari organisasi itu sendiri.
c.Oprasinya semata-mata akan terbatas pada jumlah uang pembayaranyang diterimanya sehingga perhatianya tak seluar dan sedalam perhatian petugas humas internal.
d.Loyalitas pasti akan terbagi kepada banyak klien.
e.Tidak banyak mengetahui kegiatan kien dibidang yang digelutinya, entah itu dibidang tehnis, perdagangan umum industri atau di budang husus. Dan mengingat terbatasnya kegiatan(sesuai dengan pembayaranya) ia takkan punya cukup waktu untuk mempelajari semua itu secara mendalam.
Inti pemikiran diungkapnya segala kelebihan dan kekurangan konsultasi humas adalah apa yang akan diterima oleh klien dari konsultan humas, nilainya hanya sebatas jumlah uang yang ia bayarkan kepada konsultan tersebut. Jika ongkosnya murah, hendaknya ia tidak berharap memproleh pelayanan yang terbaik. Tapi jika ia sudah membayar banyak, iapun berhak menuntut lebih. humas lebih akrab dengan kalangan media massa dari pada unit humas atau menejer humas internal.
enar terasah dan bervariasi.
a
C. Tahap Penggiatan Humas Pendidikan
Tahapan penggiatan adalah tahapan pelaksanaan secara aktif rencana yang telah disusun berdasarkan data yang factual yang telah dikerjakan pada tahp-tahap sebelumnya.4
Dalam tahapan penggiatan ini ada yang dapat dilakukan dengan santai, tidak keburu-buru, ada yang harus segera, tergantung pada krusial atau tidaknya suatu masalah yang dihadapi. Selain itu pada tahapan ini, komunikasi akan banyak dilakukan, oleh karena itu tahapan ini bisa juga disebut tahapan communicating atau komunikasi, sebab tahapan tersebut akan berhubungan dengan banyak orang, baik yang termasuk public internal maupun public eksternal yang harus dihubungi dengan berbagai tujuan. Dan oleh sebab itu pula teknik-teknik komunikasi harus dikuasai oleh para fraktisi humas.
Adapun yang terpenting dalam tahapan ini adalah mapannya mekanisme kerja sehingga koordinasi dan sinkronisasi benar-benar dapat direalisasikan secara integrative. Integrasi, koordinasi dan sinkronisasi tidak hanya berlangsung diantara unsure-unsur pada bagian humas, tetapi juga antara bagian-bagian lain dalam organisasi sehingga kegiatan humas nayat-nyata merupakan factor pendukung yang menentukan dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
Focus kegitan humas adalah factor manusia. Merekalah yang harus dibina sehingga dapat bekerja dalam kebersamaan yang harmonis. Dalam pengelolaan manusia untuk menjadi pelaksana yang andal, penguasaan kahumas mengenai tekhnik-teknik komunikasi menjadi sangat penting
D. Tahapan Evaluasi humas Pendidikan
Evaluasi adalah tahap terahir dari proses humas yang sering diabaikan oleh humas, padahal tahap ini penting sekali dalam rangka membina kegiatan humas secara dinamis spiralistis.
Evaluasi berfungsi mengkaji pelaksanaan suatu rencana yang terdiri atas program-program dalam penyusunanya ditunjang hasil penelitian yang dilakukan secra seksama. Pada tahap evaluasi di telaah, apakah rencana yang di tunjang oleh hasil peneliyian itu di laksanakan sebagaimana mestinya, dengan lain perkataan apakah pelaksanaanya sesuai dengan rencana. Pada tahap evaluasi, dilakukan telaah terhadap factor-faktor penghambat apabila ternyata pelaksanaanya menjumpai kesulitan yang mneyebabkan tujuan yang di tetapkan pada perencanaan tidak tercapai.5
Evaluasi ini dimaksudkan agar dikemudian hari, jika suatu kegiatan yang sama dilakukan, tidak menjumpai lagi hambatan yang sama. Berdasarkan hasil penilaian tersebut kahumas harus mengambil kebijaksanaan tertentu, yang pada giliranyamelakukan penilitian, untuk kemudian mengadakan perencanaan guna selanjutnya menggiatkan pelaksanaan. Dengan demikian, proses humas tidak berlangsung secara “ linier” melainkan circual atau “melingkar” dari penilaian di alirkan umpan balik(feed back) kepenelitian, yaiu pencarian fakta. Jelasnya jika sudah di lakukan kegiatan melalui tahap-tahap penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan penilaian hasil penelitian di teliti lagi, direncana lagi, dilkasanakan lagi dan dinilai kembali.dengan demikian, setiap gagasan dapat dilkasanakan secara efektif dan efesien.
Cunningham dalam karyanya, “ Measuring and evaluating publick relation actifitas”, menyajikan daftar pertanyaan dalam rangkamengevaluai suatu program kegiatan sebagi berikut:
a.Apakah program di rancang secara seksama?
b.Apakah para petugas yang dilibatkan mengrti tugas yang harus dikerjakan?
c.Apakah bagain-bagian dengan para pelaksananya yang berkaitan deagan program menunjukan kerjasama?
d.Bagaiman caranya sehingga anda dapat menimbulkan hasil yang lebih efektif?
e.Apakah anda mencapai khalayak yang dijadikan sasaran?
f.Apakah anda memperoleh publitas yang diinginkansebelum, selam dan penyelesaian program?
g.Dapatkah anda memperoleh persedian yang lebih baik bagi situasi tak terduga?
h.Apakah program anda sesuai dengan biaya?jika tidak mengapa?
i.Langkah-langkah apa yangdiambil untuk mengembnagkan program yang sama berikutnya berdasarkan tolok ukur itu.
Dari Cunningham diatas tampak bahwa evaluasi trhadap suatu kebijaksanaan merupakan tahap manta rantaibagi terjadinya suatuproses siklusif atau melingkar secara sinambung.
Dengan demikian , sutau kegiatan yang sama akan berlangsung secara dinamis spiralistis menuju suatu pencapaian tujuan yang efektif dan evesien, sebab pada tahap evaluasi setiap kendali akan dapat diketahui untuk kemudian di hilangkan.
Selama masa perencanaan, para karyawan dengan menejer bersama-sama mendiskusukan tujuan para karyawan dengan manajer bersama-sama mendiskusikan tujuan para karyawan dalam suatu kurun waktu tertentu. Hal-hal yang tidak disepakati dihlangkan, sedangkan tujuan yang mapan sebagi hasil kesepakatan , ditetapkan untuk di capai sesuai rencana. Sekali tujuan telah ditetapkan , maka karyawan dibebani tugas untuk mencapainya. Dalam batas-batas tertentu mereka dapat kebebsan untuk melakukan sesuatu yang diperlkan dalam rangka mencapai tujuan itu dilakukan. Para karyawan dapat melakukan pengecekan bersama-sama dengan simenejer. Staf pengecekan bergantung pada sifat pekerjaan yang dilaksanakan.
Kadar kebebasan dan pengawasan tidak sama jika diadakan perbandingan anatra suatui oraganisasi kerja dengan yang lainya. Pada sutu jenis pekerjaan , misalnya yang bersistem perakiatn, kebebasan karyawan dalam menetapkan tujuan sangat sedikit karena pekerjaan yang digarap bersifat tersetruktur secara tegar (rigid). Sebaliknya, dalam suatu jenis pekerjaan, misalnya yang digarap oleh seoarang insinyu atau seorang peneliti, kebebasan dalam menetapkan tujuan lebih banyak karena ia harus sering memantau.
Simpulan
Perencanaan humas pendidikan adalah bagaimana humas pendidikan baik itu yang berjangka panjang maupun berjangka pendek, direncanakan dengan cermat dan hati-hati, sedemikian rupa, sehingga akan diperoleh tujuan dan hasil sesuai dengan apa yang dicita- citakan Pada dasarnya ada dua struktur utama organisasi humas secara umum, yakni departemen humas internal yang menjadi salah satu bagian lembaga, serta biro konsultan humas yang berdiri sendiri sebagai perusahaan jasa yang memang secara eksklusif di bidang kehumasan.
Tahapan penggiatan adalah tahapan pelaksanaan secara aktif rencana yang telah disusun berdasarkan data yang factual yang telah dikerjakan pada tahp-tahap sebelumnya.
Evaluasi adalah tahap terahir dari proses humas yang sering diabaikan oleh humas, padahal tahap ini penting sekali dalam rangka membina kegiatan humas secara dinamis spiralistis.
Daftar Pustaka
Anggoro, M. Linggar. 2005.Teori & Profesi Kehumasan serta Aplikasinya di Indonesia, Bumi Aksara: Jakarta
Efendi, Onong U. 1999. Hubungan Masyarakat. Remaja Rosdakarya: Bandung
Moore, Frazier. 1988. Hubungan Masyarakat Prinsip, Kasus, dan Masalah Satu. Remadja Karya: Bandung
Ruslan, Rusadi. Etika Kehumasan Konsepsi & Aplikasi. Raja Grafindo Persada: Jakarta
Suryadi. 2007. Strategi Mengelola Public Relations Organisasi. EDSA Mahkota:Jakarta
Staf humas harus menerapkan ketiga prinsip dasar fungsi hubungan masyarakat dan mampu secara objektif menanggapi pendapat dan sikap publik. Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, tiap staf humas harus mempelajari setiap langkah dan sasaran perusahaan. Melaksanakan koordinasi pekerjaan agar jangan sampai ada pekerjaan yang tumpang-tindih, mengawasi pekerjaan staf agar jangan menyimpang jauh dari perencanaan dengan metode kerja yang benar, alat kerja yang sesuai, dan informasi kerja yang tepat.
Berdasarkan landasan pemikiran diatas maka kami akan membahas masalah yang berkaiatan antara Manajemen dan Humas Pendidikan sehingga perlu kira kami memaparkan tahap-tahap dalam Manajemen Humas Pendidikan.
Pembahasan
A.Perencanaan Humas Pendidikan
Perencanaan humas pendidikan adalah bagaimana humas pendidikan baik itu yang berjangka panjang maupun berjangka pendek, direncanakan dengan cermat dan hati-hati, sedemikian rupa, sehingga akan diperoleh tujuan dan hasil sesuai dengan apa yang di cita-citakan.
Perencanaan humas pendidikan membantu seorang praktisi humas pendidikan dari bertindak instingtif, mudah kehilangan arah, tergoda dengan hal-hal yang baru sementara hal-hal yang baru belum terselesaikan, yang pada akhirnya ia akan sulit memastikan sejauh mana kemajuan yang telah dicapai dan apa saja hasil-hasil yang konkret yang telah dibuahkannya
Adapun yang termasuk dalam perencanaan humas pendidikan itu meliputi;1
1.pengenalan situasi lembaga pendidikan
adapun yang di maksud dengan penegnalan situasi adalah kita harus mengetahui secara pasti seperti apa citra lembaga pendidikan kita di mata masyarakat maupun stake holder lembaga pendidikan, karena, keberhasilan humas disebuah lembaga pendidikan mustahil tercapai bila pelaku humasnya tidak memahami kondisi dan situasi lembaga yang hendak di tanganinya.
Untuk mengenal situasi dan citra lembaga pendidikan di mata masyarakat, kita memerlukan informasi dan data meneganai hal itu. informasi dan data ini berguna untuk menghindari mempersepsikan segala sesuatu hanya berdasarka dugaan, perkiraan atau bahkan angan-angan saja yang pada akhirnya kita akan kehilangan arah dan program yang akan di jalankan mengalami kegagalan.
Adapun informasi dan data itu didapat dengan;2
a.Survey-survey yang khusus diadakan untuk mengungkap pendapat, sikap serta respon atau tanggapan terhadap citra dari lembaga pendidikan
b.Pemantauan berita-berita di media massa
c.Tinjauan terhadap kondisi-kondisi persaiangan antara lembaga pendidikan
d.Frekuensi keluhan stake holder serta diskusi yang lebih mendalam dengan para pengguna jasa lembaga pendidikan
e.Kajian terhadap hal-hal yang secara terstruktur tidak ada hubungannya dengan lembaga pendidikan namun pengaruh sangat besar, seperti: keadaan ekonomi, sosial dan politik.
f.Menggali secara detail sikap-tokoh-tokoh masyarakat yang merupakan para pencipta atau pemimpin pendapat umum
2. penetapan tujuan
yang harus di perhatikan dalam menetapkan tujuan adalah tidak semua tujuan bisa kita capai. Kita harus memilih sebagian diantara yang relative paling penting dan mendesak, sedangkan sisanya ditunda untuk sementara waktu atau dibatalkan sama sekali jika persediaan sumber daya kita terbatas
Selain itu dalam proses terpilihnya tujuan sangat ditentukan oleh kesadaran para pimpinan lembaga pendidikan terhadap pentingnya humas bagi lembanya dan juga seberapa baik ia menjalin hubungan dengan kalangan media massa. Juga amat ditentukan oleh kesediaan para manajer diberbagai tingkatan operasional untuk bekerja sama secara sungguh-sungguh.
Jadi pada intinya dalam penetapan tujuan humas pendidikan seorang fraktisi humas pendidikan harus bias menetapkan skala prioritas
3.Definisi khalayak
Secara sederhana khalayak dapat kita artikan dengan, kelompok orang tertentu yang berkomunikasi dengan sebuah lembaga baik secara internal maupun eksternal, hal ini berarti dalam kegiatannya humas tidak diarahkan kepada khalayak dalam pengertian umum ( masyarakat umum).
Setiap organisasi memiliki sendiri khalayak khususnya. Kepada khalayak yang terbatas itulah ia senantiasa menjalin komunikasi, baik secara internal maupun eksternal. Ada beberapa khlayak dalam dunia pendidikan diantaranya adalah;
a.Masyarakat umum
b.Calon tenaga dan siswa sekolah
c.Tenaga sekolah dan murid
d.Mitra usaha atau pemasok jasa dan berbagai kebutuhan rutin sebuah lembaga pendidikan
e.Stake holder dan wali murid
f.Para pemimpin pendapat umum
g.Pemerintah.
4. Pemilihan Media dan tekhnik-tekhnik humas
dalam pemilihan jenis media yang harus kita perhatikan adalah kita harus memilih dan memilah jenis media apa yang sesuai dengan kondisi dan situasi serta sasaran.
adapun jenis-jenis media utama kegiatan humas adalah: Media pers, Audio visual, Radio, Televisi, Internet, pameran Pendidikan, Bahan-bahan cetakan, penerbitan buku khusus, surat langsung, pesan-pesan lisan, Sponsor, Jurnal Organisasi,dan bentuk-bentuk media humas lainnya.
5. Pengaturan Anggaran
para perencana humas juga harus memperhitungkan media mana yang harus digunakan untuk menjangkau khalayak yang telah dipilih tentunya sesuai dengan keterbatasan anggaran yang ada.
Adapun arti penting dari penyusunan anggaran bersumber dari adanya beberapa alasan yaitu sebagia berikut:
a.Untuk mengetahui seberapa banyak dana yang diperluan dalam rangka membiyai program-program humas
b.Dengan adanya penganggaran akan dapat diketahi program humas apa saja yang bias dilakukan tanpa sedikitpun melanggar batasan jumlah dana yang tersedia
c.Setelah program dan jumlah biaya yang diperlukan diketahui secara pasti maka, anggaran dapat berfungsi sebagai suatu pedoman atau daftar kerja yang harus dipenuhi,
d.Anggaran memaksakan disiplin pengeluaran dana sehingga mencegah terjadinya pemborosan sehingga soal pembiayaan dan pengeluaran dapat berjalan tepat sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan
e.Setelah program humas dirampungkan maka hasil-hasilnya dapat dibandingkan dengan anggaran tadi guna mengetahui apakah dana yang sudah disediakan memadai atau sebaliknya.
Adapun unsure-unsur anggaran humas meliputi tenaga kerja, biaya tetap, materi tau peralatan yang digunakan, dan lain sebagainya yang dapat membantu dalam pelaksanaan program humas dalam sebuah organisasi atau lembaga pendidikan.
6. pengukuran hasil kegiatan humas
adapun guna dari pengukuran hasil kegiatan humas adalah sebagai tolak ukur atau bahan perbandinagan.kemudia dari perbandingan itu kita bias mengetahui apakah citra lembaga pendidikan kita telah dipahami khalayak, apakah kinerja tenaga pendidik telah meningkat, apakah hubungan lembaga pendidikan dengan masyarakat sudah lebih baik.dan seterusnya asalkan jujur maka hasil perbandingan itu sudah cukup guna untuk mengukur kualitas sejauh mana hasil-hasil riirl yang telah dicapai hingga tidak diperlukan riset khusus untuk itu.
Ada tiga hal terpenting berkenaan denagan pengukuran hasil, yaitu sebagai berikut;
a.Tekhnik-tekhnik yang digunakan untuk mengenali situasi sering kali juga dimanfaatkan guna mengevaluasi berbagai hasil yang telah dicapai oleh segenap kegiatan-kegiatan humas yang telah dilaksanakan. Metode pengumjpulan pendapat atau uji sikap merupakan dua metode yang paling lazim diterapkan.
b.Metode-metode evaluasi hasil biasanya diterapkan pada tahap perencanaan. Namun bila perlu, penyesuaian bias pula dilakukan selama berlangsungnya proses pelaksanaan dari program humas yang bersangkutan.
c.Setiap program humas harus memiliki tujuan yang pasti. Untuk itu, pertama-pertama perlu ditetepakan target-target tertentu. Target-target ini pada gilirannya akandapat digunakan sebagai tolak ukur perbandingan atas hasil riil yang telah dicapai. Unsure lain yang bias digunakan sebagai tolak ukur adalah liputan oleh media massa. Sikap media massa yang lebih simpatik terhadap suatu organisasi pula dipandang sebagai salah satu bukti keberhasilan atas segenap kegiatan humas yang telah dilaksanakan oleh lembaga pendidikan tersebut
Hal terpenting yang harus ditegaskan disini adalah setiap kegiatan humas harus dilaksanakan secara sungguh-sungguh dan professional. Sebelumnya segala sesuatu harus direncanakan secara cermat, dengan mengacu pada tujuan-tujuan yang ingin dicapai. Segala sesuatu harus dibuat sepraktis mungkin agar mudah dipahami dan diterima oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
Pada intinya betapa penting suatu lembaga pendidikan untuk mengenali dan memebatasi khalayaknya. Sebesar apapun organisasi ia tidak mungkin menjangkau semua orang. Harus menentukan sebagian diantaranya yang paling sesuai dan yang paling dibutuhkan. Dengan jumlah khalayak yang lebih terbatas suatu lembaga pendidikan akan lebih efisien menggarapnya.
B. Tahapan Organisasi Humas Pendidikan
Pada dasarnya ada dua struktur utama organisasi humas secara umum, yakni departemen humas internal yang menjadi salah satu bagian lembaga, serta biro konsultan humas yang berdiri sendiri sebagai perusahaan jasa yang memang secara eksklusif di bidang kehumasan.3
1. Deparatemen humas internal
Besar kecilnya departemen humas internal dari suatu organisasi atau lembaga pendidikan bergantung pada tiga hal utama, yaitu:
a.ukuran/skala organisasi atau lembaga pendidikan itu sendiri
b.nilai atau arti pentig fungsi-fungsi humas di mata pihak menejemen atau pengelola(pemimpin) organisasi / lembaga yang bersangkutan,
c.karakterustik khas kehumasaan yang memang berbeda-beda bagi masing-masing organisasi.
Setiap organisasi pasti memiliki kebutuhan terrtsendiri yang tidak bisa di seragamkan dengan kebutuhan dari organisasi-organsiasi lainya. Sebuah perusahaan pembuat produk konsumen yang berjumlah massal, misalnya, pasti lebih banyak mengerahkan dana untuk keperluan perikalanan dan tidak terlalu mementingakan humas. Sedangkan sebuah perusahaan industri atau yang bersifat tehnis akan sebaliknya, yakni lebih mementingkan kegiatan-kegiatan humas demi membidik pasar daripada perikalanan semata-mata.
Dari uraian di atas sudah jelas bahwa kedua peruasahaan diatas memiliki kebutuhan yag berbeda. Hal yang terpenting untuk di ingat di sini adalah terlepas dari besar kecilnya kebutuhan. Setiap lembaga harus memperhatikan dan memanfaatkan fungsi-fungsi humas mengingat tidak ada organisasipun yang tidak membutuhkan komunikasi yang lebih baik dengan khalayaknya. Hal ini harus di sadari sepenuhnya oleh para pucuk pimpinan dari setiap organisasi atau perusahaan yang mendabakan keberhasilan. Begiu juga dengan sebuah lembaga pendidikan maka tidak akan jauh berbeda.
Kegiatan-kegiatan departemen humas internal:
a.Menyusun serta mendistribusikan sajian berita (news release), foto-foto, dan berbagai artikel untuk konsumsi media massa.
b.Mengorganisir konfrensi pers termasuk acara resepsi dan kunjungan kalangan media massa ke organisasi atau lembaganya.
c.Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi bagi pihak media massa
d.Mengatur acara wawancara dengan kalangan pers.
e.Mengedit atau memproduksi majalah-majalah atau surat kabar internal.
f.Mengedit serta memproduksi jurnal-jurnal eksternal untuk konsumsi pihak luar.
g.Mengelola berbagai hal yang berkaitan dengan sponsor kehumasan.
h.Menjalin hubungan dekat dengan politisi dan birokrat.
i.Mengatur acara-acara resmi dll.
2. Biro Konsultan Humas (humas eksternal)
Praktek konsultasi humas adalah penyelenggaraan jasa-jasa teknis dan kreatif tertentu oleh sesorang atau sekelompok orang yang memiliki kualifikasi berdasarkan pengalaman dan latihan yang telah mereka dapatkan sebelumnya, serta didalam menjalankan fungsi-fungsi itu mereka memiliki suatu identitas perusahaan yang sah menurut hokum. Keseluruhan atau pokok penghasilan yang diterima oleh perusahaan humas tersebut adalah upah atau pembayaran atas jasa pelayanan yang diberikan oleh pelanggan atau klien berdasarkan kontrak konsultasi.
Konsultan humas (biro-biro humas eksternal) cenderung tampak sebagai profesi atau karir kehumasan yang glamour. Padahal kenyataanya tidak demikian. Para pendatang baru dalam profesi tersebut sering kalai tidak menyadari bahwa keberadaan dan porsi kegiatan konsultasi humas dalam keseluruhan kegiatan dunia kehumasan itu relative terbatas.
Kelebihan dan kekurangan biro humas, kelebihanya antara lain adalah:
a.Dengan kedudukanya sebagai penasihat independent biro humas lebih mampu dan leluasa melontarkan kritik-kritk tajam.
b.Biro humas memiliki pengalaman mengahadapi berbagai macam kliensehingga ketrampilan tehnisnya benar-benar terasah dan bervariasi.
c.Biro humas lebih akrab dengan kalangan media massa dari pada unit humas atau menejer humas internal.
d.Biro humas memiliki lebih banyak memiliki fasilitas dan akses ke para spesialis yang mampu menyajikanhasil-hasil kerja terbaik. Mereka punya hubungan lebih dekat dengan para fotografer professional, percetakan kelas satu, editor jempolan, unit-unit riset dan sebagainya.
e.Umumnya biro humas memilki staf spesialis yang benar-benar ahli serta memilki kedudukan di pusat kota yang dekat dengan kalangan media.
Meskipun punya banyak keunggulan, konsultasi humas juga diliputi oleh berbagai kekurangan, antara lain adalah sebagai berikut.
a.biro humas tidak banyak mengetahui seluk beluk kondisi internal dari suatu perusahaan atau organisasi yang menjadi klienya.
b.Ada kemungkinan dia hanya akan bekerja dengan sedikit atau bahkan satu orang saja dai organisasi klien sehingga ia tidak akan mungkin memiliki jalur-jalr komunikasi internal sebaik yang dimilki oleh menejer humas dari organisasi itu sendiri.
c.Oprasinya semata-mata akan terbatas pada jumlah uang pembayaranyang diterimanya sehingga perhatianya tak seluar dan sedalam perhatian petugas humas internal.
d.Loyalitas pasti akan terbagi kepada banyak klien.
e.Tidak banyak mengetahui kegiatan kien dibidang yang digelutinya, entah itu dibidang tehnis, perdagangan umum industri atau di budang husus. Dan mengingat terbatasnya kegiatan(sesuai dengan pembayaranya) ia takkan punya cukup waktu untuk mempelajari semua itu secara mendalam.
Inti pemikiran diungkapnya segala kelebihan dan kekurangan konsultasi humas adalah apa yang akan diterima oleh klien dari konsultan humas, nilainya hanya sebatas jumlah uang yang ia bayarkan kepada konsultan tersebut. Jika ongkosnya murah, hendaknya ia tidak berharap memproleh pelayanan yang terbaik. Tapi jika ia sudah membayar banyak, iapun berhak menuntut lebih. humas lebih akrab dengan kalangan media massa dari pada unit humas atau menejer humas internal.
enar terasah dan bervariasi.
a
C. Tahap Penggiatan Humas Pendidikan
Tahapan penggiatan adalah tahapan pelaksanaan secara aktif rencana yang telah disusun berdasarkan data yang factual yang telah dikerjakan pada tahp-tahap sebelumnya.4
Dalam tahapan penggiatan ini ada yang dapat dilakukan dengan santai, tidak keburu-buru, ada yang harus segera, tergantung pada krusial atau tidaknya suatu masalah yang dihadapi. Selain itu pada tahapan ini, komunikasi akan banyak dilakukan, oleh karena itu tahapan ini bisa juga disebut tahapan communicating atau komunikasi, sebab tahapan tersebut akan berhubungan dengan banyak orang, baik yang termasuk public internal maupun public eksternal yang harus dihubungi dengan berbagai tujuan. Dan oleh sebab itu pula teknik-teknik komunikasi harus dikuasai oleh para fraktisi humas.
Adapun yang terpenting dalam tahapan ini adalah mapannya mekanisme kerja sehingga koordinasi dan sinkronisasi benar-benar dapat direalisasikan secara integrative. Integrasi, koordinasi dan sinkronisasi tidak hanya berlangsung diantara unsure-unsur pada bagian humas, tetapi juga antara bagian-bagian lain dalam organisasi sehingga kegiatan humas nayat-nyata merupakan factor pendukung yang menentukan dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
Focus kegitan humas adalah factor manusia. Merekalah yang harus dibina sehingga dapat bekerja dalam kebersamaan yang harmonis. Dalam pengelolaan manusia untuk menjadi pelaksana yang andal, penguasaan kahumas mengenai tekhnik-teknik komunikasi menjadi sangat penting
D. Tahapan Evaluasi humas Pendidikan
Evaluasi adalah tahap terahir dari proses humas yang sering diabaikan oleh humas, padahal tahap ini penting sekali dalam rangka membina kegiatan humas secara dinamis spiralistis.
Evaluasi berfungsi mengkaji pelaksanaan suatu rencana yang terdiri atas program-program dalam penyusunanya ditunjang hasil penelitian yang dilakukan secra seksama. Pada tahap evaluasi di telaah, apakah rencana yang di tunjang oleh hasil peneliyian itu di laksanakan sebagaimana mestinya, dengan lain perkataan apakah pelaksanaanya sesuai dengan rencana. Pada tahap evaluasi, dilakukan telaah terhadap factor-faktor penghambat apabila ternyata pelaksanaanya menjumpai kesulitan yang mneyebabkan tujuan yang di tetapkan pada perencanaan tidak tercapai.5
Evaluasi ini dimaksudkan agar dikemudian hari, jika suatu kegiatan yang sama dilakukan, tidak menjumpai lagi hambatan yang sama. Berdasarkan hasil penilaian tersebut kahumas harus mengambil kebijaksanaan tertentu, yang pada giliranyamelakukan penilitian, untuk kemudian mengadakan perencanaan guna selanjutnya menggiatkan pelaksanaan. Dengan demikian, proses humas tidak berlangsung secara “ linier” melainkan circual atau “melingkar” dari penilaian di alirkan umpan balik(feed back) kepenelitian, yaiu pencarian fakta. Jelasnya jika sudah di lakukan kegiatan melalui tahap-tahap penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan penilaian hasil penelitian di teliti lagi, direncana lagi, dilkasanakan lagi dan dinilai kembali.dengan demikian, setiap gagasan dapat dilkasanakan secara efektif dan efesien.
Cunningham dalam karyanya, “ Measuring and evaluating publick relation actifitas”, menyajikan daftar pertanyaan dalam rangkamengevaluai suatu program kegiatan sebagi berikut:
a.Apakah program di rancang secara seksama?
b.Apakah para petugas yang dilibatkan mengrti tugas yang harus dikerjakan?
c.Apakah bagain-bagian dengan para pelaksananya yang berkaitan deagan program menunjukan kerjasama?
d.Bagaiman caranya sehingga anda dapat menimbulkan hasil yang lebih efektif?
e.Apakah anda mencapai khalayak yang dijadikan sasaran?
f.Apakah anda memperoleh publitas yang diinginkansebelum, selam dan penyelesaian program?
g.Dapatkah anda memperoleh persedian yang lebih baik bagi situasi tak terduga?
h.Apakah program anda sesuai dengan biaya?jika tidak mengapa?
i.Langkah-langkah apa yangdiambil untuk mengembnagkan program yang sama berikutnya berdasarkan tolok ukur itu.
Dari Cunningham diatas tampak bahwa evaluasi trhadap suatu kebijaksanaan merupakan tahap manta rantaibagi terjadinya suatuproses siklusif atau melingkar secara sinambung.
Dengan demikian , sutau kegiatan yang sama akan berlangsung secara dinamis spiralistis menuju suatu pencapaian tujuan yang efektif dan evesien, sebab pada tahap evaluasi setiap kendali akan dapat diketahui untuk kemudian di hilangkan.
Selama masa perencanaan, para karyawan dengan menejer bersama-sama mendiskusukan tujuan para karyawan dengan manajer bersama-sama mendiskusikan tujuan para karyawan dalam suatu kurun waktu tertentu. Hal-hal yang tidak disepakati dihlangkan, sedangkan tujuan yang mapan sebagi hasil kesepakatan , ditetapkan untuk di capai sesuai rencana. Sekali tujuan telah ditetapkan , maka karyawan dibebani tugas untuk mencapainya. Dalam batas-batas tertentu mereka dapat kebebsan untuk melakukan sesuatu yang diperlkan dalam rangka mencapai tujuan itu dilakukan. Para karyawan dapat melakukan pengecekan bersama-sama dengan simenejer. Staf pengecekan bergantung pada sifat pekerjaan yang dilaksanakan.
Kadar kebebasan dan pengawasan tidak sama jika diadakan perbandingan anatra suatui oraganisasi kerja dengan yang lainya. Pada sutu jenis pekerjaan , misalnya yang bersistem perakiatn, kebebasan karyawan dalam menetapkan tujuan sangat sedikit karena pekerjaan yang digarap bersifat tersetruktur secara tegar (rigid). Sebaliknya, dalam suatu jenis pekerjaan, misalnya yang digarap oleh seoarang insinyu atau seorang peneliti, kebebasan dalam menetapkan tujuan lebih banyak karena ia harus sering memantau.
Simpulan
Perencanaan humas pendidikan adalah bagaimana humas pendidikan baik itu yang berjangka panjang maupun berjangka pendek, direncanakan dengan cermat dan hati-hati, sedemikian rupa, sehingga akan diperoleh tujuan dan hasil sesuai dengan apa yang dicita- citakan Pada dasarnya ada dua struktur utama organisasi humas secara umum, yakni departemen humas internal yang menjadi salah satu bagian lembaga, serta biro konsultan humas yang berdiri sendiri sebagai perusahaan jasa yang memang secara eksklusif di bidang kehumasan.
Tahapan penggiatan adalah tahapan pelaksanaan secara aktif rencana yang telah disusun berdasarkan data yang factual yang telah dikerjakan pada tahp-tahap sebelumnya.
Evaluasi adalah tahap terahir dari proses humas yang sering diabaikan oleh humas, padahal tahap ini penting sekali dalam rangka membina kegiatan humas secara dinamis spiralistis.
Daftar Pustaka
Anggoro, M. Linggar. 2005.Teori & Profesi Kehumasan serta Aplikasinya di Indonesia, Bumi Aksara: Jakarta
Efendi, Onong U. 1999. Hubungan Masyarakat. Remaja Rosdakarya: Bandung
Moore, Frazier. 1988. Hubungan Masyarakat Prinsip, Kasus, dan Masalah Satu. Remadja Karya: Bandung
Ruslan, Rusadi. Etika Kehumasan Konsepsi & Aplikasi. Raja Grafindo Persada: Jakarta
Suryadi. 2007. Strategi Mengelola Public Relations Organisasi. EDSA Mahkota:Jakarta
0 komentar:
Posting Komentar